طبق نامه‌ای که مهدی ضیغمی، مدیر طرح واردات خودروی وزارت صمت، به شرکت‌های متقاضی واردات خودرو ارسال کرده است، شرکت‌ها موظف هستند که مدارک خاصی را جهت دریافت سهمیه واردات تا پایان وقت اداری روز شنبه مورخ 29 دی‌ماه 1403 ارسال کنند. این مدارک شامل موارد زیر است:
اسناد اموال غیرمنقول: کپی اسناد مالکیت دفتر مرکزی، تعمیرگاه‌های مرکزی و دیگر اموال غیرمنقول به نام شرکت و سهامداران اصلی و اعضای هیئت مدیره، که باید به صورت برابر اصل شده ارسال شوند.
آخرین صورت مالی حسابرسی شده: گزارش حسابرسی شده مالی شرکت برای آخرین سال مالی جهت ارزیابی وضعیت مالی و توانمندی شرکت.
گزارش اعتبارسنجی: گزارش کامل از اعتبارسنجی شرکت‌های رتبه‌بندی‌شده که توسط شرکت‌های مورد تأیید بانک مرکزی انجام شده باشد.
آخرین میزان سرمایه ثبتی: نسخه رسمی از آخرین تغییرات سرمایه ثبتی شرکت که در روزنامه رسمی منتشر شده باشد.
گواهی مفاصا حساب مالیاتی (اختیاری): آخرین وضعیت تسویه حساب‌های مالیاتی شرکت با سازمان امور مالیاتی کشور.
لیست نمایندگی‌های خدمات پس از فروش: لیست کامل نمایندگی‌ها به همراه قراردادهای رسمی منعقده با هر نمایندگی.
میزان سرمایه‌گذاری در آموزش کادر خدماتی: مستندات و برنامه‌های شرکت در زمینه آموزش و توانمندسازی کادر خدمات پس از فروش.
سوابق واردات از سال 1400 به بعد: سوابق واردات خودرو از سال 1400 به بعد، شامل جزئیات خودروهای وارد شده و کشور مبداً.
برنامه تولید و افزایش عمق ساخت داخل: برنامه‌های شرکت برای افزایش میزان تولید داخلی و مشارکت در تولید داخل.
این مدارک باید حداکثر تا تاریخ مشخص‌شده به وزارت صمت ارسال شود تا درخواست‌های واردات خودرو مورد بررسی قرار گیرد.
